Dọn dẹp một bảng tính

Bất kỳ bảng tính nào từng được xuất ra, sửa, dán vào rồi xuất lại đều tích tụ đúng ba lỗi ấy. Có dòng xuất hiện hai lần vì hai lần xuất chồng lên nhau. Có dòng trống nằm giữa vì ai đó xóa nội dung thay vì xóa dòng. Có giá trị mang một khoảng trắng ở đầu vì được dán từ nơi có sẵn khoảng trắng. Không điều nào lộ ra khi nhìn lướt, và tất cả đều âm thầm phá hỏng việc tra cứu, đếm số và mọi phép so sánh dựa trên tệp đó.

Từng cách sửa thì đơn giản, gộp lại thì lắt nhắt, và vì thế chẳng bao giờ được làm. Xóa trùng lặp nghĩa là khớp chính xác trên mọi cột, không phải khớp gần đúng. Xóa dòng trống nghĩa là những dòng mà mọi ô đều rỗng, không phải dòng chỉ có một ô rỗng. Việc cắt khoảng trắng phải diễn ra trước bước kiểm tra trùng lặp, nếu không dòng có khoảng trắng thừa vẫn sống sót như một giá trị riêng và bản trùng vẫn còn nguyên. Công cụ này làm cả ba theo đúng thứ tự đó và cho bạn thấy nó đã bỏ những gì.

Nửa sau mới là lý do công cụ này nằm trên một trang về quyền riêng tư. Bảng tính bạn sắp gửi thường chứa nhiều hơn thứ người nhận cần: lương nằm cạnh tên, số điện thoại nằm cạnh mã đơn hàng, một cột email vốn chỉ có mặt để phục vụ việc nhập liệu. Bạn có thể che một cột, giữ nguyên hình dạng để bảng vẫn có nghĩa, hoặc xóa hẳn nó. Việc che dùng độ rộng cố định thay vì mỗi ký tự một dấu chấm, vì độ dài của một giá trị tự nó đã là thông tin.

Phần xem trước hiển thị bảng đã dọn chứ không phải bảng gốc, nên thứ bạn kiểm tra chính là thứ bạn tải về. Tệp không bao giờ rời khỏi thiết bị: nó được đọc, dọn và ghi lại ngay trong thẻ này. Với một bảng tính chứa dữ liệu khách hàng hay bảng lương, đó không phải chi tiết nhỏ. Tải nó lên để nhờ dọn hộ chính là điều bạn đang cố tránh khi xóa cột đi.